Note de frais sans prise de tête à l’aide des applis mobiles
Si vous êtes salarié d’une entreprise, il vous est déjà sûrement arrivé, au moins une fois, d’avoir affaire avec les notes de frais. Ces fameux documents résultent de dépenses effectuées dans le cadre de votre travail et que vous avez prises en charge. Cela peut être lors de déjeuners ou dîners d’affaires, ou au cours d’un déplacement en région ou à l’étranger.
Un traitement manuel trop long des notes de frais
De façon générale, la note de frais est transmise à votre société pour être vérifiée et validée par cette dernière. C’est après seulement que vous pourrez être remboursé. Cependant, la procédure de traitement manuelle depuis le prélèvement des informations utiles jusqu’à votre remboursement, prend souvent une durée considérable. Ce qui peut devenir très gênant pour vos finances. Heureusement, une solution note de frais a été mise en place récemment : les applications mobiles.
Comment les solutions mobiles fonctionnent-elles ?
Des sociétés de services ont développé des applications mobiles pour vous faciliter la gestion de vos notes de frais. La principale fonction de ces applications réside dans la saisie automatique des éléments de la note de frais. Ensuite, elle les retranscrit sur un fichier prêt à être envoyé au service comptabilité de votre société. Le concept est simple, pratique et efficace. Votre terminal mobile (smartphone, tablette) se chargera de l’extraction des éléments utiles à votre place, grâce à la simple photo des pièces justificatives. En complément, votre employeur a à sa disposition un logiciel note de frais qui lui facilitera l’analyse et la validation des informations que vous lui ferez parvenir.
Les autres avantages
Outre le gain de temps dont vous bénéficierez, les applis mobiles pour note de frais constituent un outil très avantageux lors de vos déplacements. En effet, elles vous permettent de traiter spontanément vos notes de frais dès réception des diverses factures. Ainsi, vous ne serez plus obligé d’attendre votre retour pour vous y atteler. Autre atout non négligeable de ces fruits de l’innovation technologique est le fait que des archives seront constituées dans votre terminal. Ce qui vous facilitera la conservation de vos documents en évitant de les perdre. Votre portefeuille sera également en meilleure forme, car les procédures de remboursements se retrouveront accélérées.
Les tarifs
Plusieurs sites web spécialisés surfent sur la tendance des applis mobiles pour note de frais en ce moment. Certains de ces sites offrent des essais gratuits de leurs services pendant 30 jours, pour la plupart. Des choix de catégories de services sont disponibles selon vos besoins. Ces services s’adressent autant aux particuliers qu’aux entreprises, notamment au sujet des logiciels de traitement de note de frais. Les tarifs appliqués sont très variés. En effet, les prix se situent entre 3 € et 7 €/mois et peuvent même atteindre les 12 €/mois selon le service choisi.
