3 bonnes pratiques pour une journée productive au bureau
La performance ne consiste pas à accumuler un maximum d’heures supplémentaires au bureau pour faire preuve d’engagement. En tant qu’entrepreneur, votre objectif doit être de vous assurer que le moment de travail passé entraîne une efficacité, sans perte de temps inutile. C’est-à-dire, travailler moins, mais mieux. Pourtant, il est difficile de rester concentré plusieurs heures sans arrêt sur votre travail et la tentation de vous laisser distraire peut devenir forte. Découvrez ces 3 bonnes pratiques pour gagner en productivité au quotidien.
Élaborer une liste des tâches
Pour avoir une journée productive, il est important de préparer avant tout une liste des tâches. Il s’agit d’identifier et d’énumérer ce que vous souhaitez et devez accomplir. C’est un moyen de vous aider à réaliser toutes vos activités sans rien oublier.
Pour vous assurer d’effectuer le travail nécessaire à temps, attribuez à vos tâches un ordre de priorité selon leur degré d’importance et d’urgence. Pour cela, la matrice d’Eisenhower est un outil très adapté. Elle permet de répartir vos tâches en 4 catégories :
∙ Les tâches importantes et urgentes (celles qui requièrent une attention et une action ultra rapide, comme résoudre un problème de conflit ou une crise) ;
∙ Les tâches importantes, mais non urgentes (celles qui peuvent être traitées plus tard, comme la planification à long terme) ;
∙ Les tâches non importantes, mais urgentes (les tâches à déléguer, comme celles liées à la gestion de la comptabilité) ;
∙ Les tâches non importantes et non urgentes (celles qui ne correspondent pas avec vos objectifs, comme parcourir les fils d’actualité Facebook).
De cette façon, les tâches importantes ne seront pas abandonnées. Vous vous sentez également plus détendu après les avoir accomplies, ce qui vous permet de continuer votre journée avec moins de stress.
Vous pouvez aussi vous appuyer sur le concept du timeboxing ou la gestion par bloc de temps. C’est une stratégie qui consiste à attribuer une durée spécifique ou un « timebox » à chacune de vos tâches et de vous y tenir dans la mesure du possible. Elle est très efficace si vous souhaitez gérer votre liste de tâches de façon proactive. Elle vous évite de perdre du temps sur un travail simple, et vous permet de lutter contre la procrastination.
Éliminer les distractions
Les notifications, les réseaux sociaux, les mails, le téléphone… sont autant de facteurs qui vous font perdre la productivité. Pour éliminer ces distractions et être plus concentré dans votre activité, vous pouvez mettre en œuvre ces techniques :
Apprendre la technique Pomodoro
La technique Pomodoro est une méthode de gestion de temps inventée par Francesco Cirillo à la fin des années 80. L’objectif étant de se concentrer sur une seule tâche donnée pendant 25 min, puis de prendre une pause de 5 min. Cela vous aide, par exemple, à désapprendre l’habitude de vérifier toutes les minutes les notifications, car vous en avez le temps plus tard.
Cependant, évitez de ne pas être absorbé par votre téléphone et voir les 5 minutes de relâche se transformer en dizaines de minutes. Généralement, ce moment de break est destiné à souffler, à vous détendre et non à surfer sur Internet ou à traiter vos e-mails. Vous pouvez en réserver une session plus tard. Consultez votre téléphone seulement pour ce qui est essentiel, comme passer un coup de fil urgent.
Rédiger une charte d’attention
La charte d’attention est une liste de règles que vous fixez pour chasser toutes les mauvaises habitudes qui nuisent à votre concentration. L’idée vient de Cal Newport, l’auteur du livre Deep Work.
Quelques exemples de règles que vous pouvez mettre dans votre charte :
∙ Je ne passerai pas plus de 20 min par jour sur les réseaux sociaux ;
∙ Je ne consulterai pas mon téléphone que lors des pauses ;
∙ Je ne ferai pas plusieurs tâches à la fois.
Plusieurs études ont montré qu’il faut environ 20 minutes pour retrouver une concentration optimale après avoir été interrompu. La charte d’attention vous permet de vous focaliser sur ce qui importe vraiment pour être plus productif et de ne plus perdre de temps.
Spécial pour les entrepreneurs : déléguer la gestion de la comptabilité
La gestion de la comptabilité représente un enjeu important pour une entreprise. Elle consiste à assurer la fiabilité des comptes et à établir des tableaux de bord et des procédures de contrôle.
Lorsque vous n’avez pas un département chargé de la comptabilité, vous êtes obligé à consacrer du temps à accomplir cette fonction, tous les jours. Entre l’enregistrement quotidien des opérations comptables, le traitement des factures, la gestion de paie…, cette activité peut se transformer en une tâche fastidieuse. De plus, elle occupe beaucoup de temps.
Pourtant, si vous choisissez de laisser votre comptabilité entre les mains d’un professionnel comme l’expert-comptable Île-de-France, vous vous libérerez de cette tâche dans son intégralité. Ce qui vous permet de vous focaliser seulement sur votre activité principale et augmenter votre productivité quotidienne.
