Qu’est-ce qu’une politique d’archivage ?
Tout document produit aujourd’hui constitue une archive de demain. Une prise de conscience liée à l’archivage est donc nécessaire avant même la création de l’information. C’est tout du moins l’idée que soutient Marc Chedru, consultant archivage électronique & dématérialisation. Ce dernier estime par exemple qu’il est primordial que les décisions importantes prises à l’oral soient retranscrites à l’écrit de façon formelle.
Archiver ses données de façon efficace, c’est avoir la certitude de pouvoir y accéder en temps voulu, à condition toutefois que l’archivage remplisse certaines conditions en termes de conservation et de sécurisation des données.
Les éléments d’une politique d’archivage
Une politique d’archivage ne sera efficace que si elle s’adapte parfaitement aux besoins et possibilités de la structure. C’est la raison pour laquelle il est indispensable de se poser un certain nombre de questions avant de la mettre en place. Quelle est la durée de conservation légale des documents ? Quelle politique de destruction adopter ? Quels supports privilégier ? Est-il intéressant de mettre en place différentes autorisations d’accès ? Quelle méthode de classement pour les archives ? Quel volume représentent-elles ?
Les autres contraintes d’une politique d’archivage
Les entreprises et autres organisations définissent très souvent leur politique d’archivage selon des critères fiscaux et comptables. Or, cette dernière ne peut être fondée uniquement sur ces bases mais également prendre en compte des considérations telles que les possibles actions en justice ou les délais de prescription civile et commerciale.
Externaliser ou non sa politique d’archivage
Est-il indispensable d’externaliser tout ou partie de ses archives ? De nombreux dirigeants d’entreprise se posent aujourd’hui cette question, même si cette pratique est de plus en plus répandue. Cette décision s’impose si toutes les conditions ne sont pas réunies pour assurer un stockage de qualité en interne (ressources qualifiées, espace dédié et sécurisé, etc.).
Si l’organisation souhaite externaliser ses documents, il est important de choisir un prestataire de qualité car tous les tiers archiveurs ne se valent pas. Voici quelques critères que ce professionnel doit remplir pour la gestion des archives physiques :
- Disponibilité : ressources organisées
- Authenticité : signature et date
- Traçabilité : journal des évènements
- Sécurité : droits d’utilisateurs pour accéder aux données, locaux dotés de protection anti-incendie, dégâts des eaux, etc.
- Intégrité : limitation des sorties des documents pour assurer leur protection
- Pérennité : exemplaire unique conservé
