Agence de voyage pour entreprise : quels sont les critères de choix?

Par le 10 Nov - Voyage

Avant de se lancer dans la recherche d’agence de voyage pour entreprise, il est fréquent de se demander si cela est réellement nécessaire. Oui, les employés qui partent souvent en voyage connaissent parfaitement l’importance de celle-ci. Ces agences offrent d’innombrables avantages dont la plupart permet la réduction des coûts du séjour et du trajet. De plus, avec une bonne agence, vous n’aurez pas à vous soucier de la gestion de vos dépenses et de vos factures.

La question qui devrait se poser serait plutôt : comment pourriez-vous trouver l’agence qui saura répondre à tous vos besoins?

Une technologie de pointe mise en service par une agence de voyage pour entreprise

Pour que les voyages d’affaires se déroulent sans chichi, optez pour une agence mettant la haute technologie au service des clients.

L’utilisation des technologies de pointe offre une bonne image aux clients, puisque c’est un signe fort  de la qualité des services. Les agences de voyages d’affaires les plus innovantes réussissent mieux à s’adapter aux besoins des clients qui évoluent rapidement avec l’avancée de la technologie. En outre, une agence de voyage pour entreprise possédant des experts en technologie mettra à votre disposition une interface intuitive qui vous permettra d’avoir le contrôle et le suivi de vos déplacements.

Voici une liste non exhaustive des avantages de l’innovation technologique :

  • Une meilleure communication avec les voyageurs
  • Une gestion automatique des voyages
  • Une identification plus rapide des failles
  • Facilité de contrôle pour le voyageur
  • Une réservation plus facile
  • Un suivi efficace des dépenses

L’importance de l’expérience

S’il peut être tentant d’opter pour une jeune agence à la pointe de la technologie plutôt qu’une agence plus expérimentée, cette dernière saura mieux anticiper les besoins des voyageurs. Toutefois, l’idéal serait de trouver une agence qui combine les deux critères, puisqu’ils sont tous deux importants afin d’offrir aux voyageurs les meilleurs services.

Les agences qui ont opéré depuis des années ont accumulé des connaissances et expertises, leur permettant de mieux répondre aux demandes des voyageurs d’affaires. De plus, le domaine des voyages d’affaires requiert certaines compétences particulières qui varient selon le secteur.

Par exemple, les voyageurs relevant de la sphère juridique auront sûrement des besoins différents de ceux relevant de la sphère informatique.

L’expertise d’une agence de voyages d’affaires inspire confiance aux clients. Pour avoir une idée du niveau d’expérience, demandez toujours le nombre d’années d’expérience dans la gestion des déplacements d’affaires.

Un large inventaire

Recherchez aussi une agence avec un large inventaire de partenaires. Cela permettra aux voyageurs d’accéder à un maximum de compagnies hôtelières, de  compagnies aériennes et de compagnies de transport. Vous aurez ainsi plus de chance d’obtenir des services adaptés à votre budget, et pourrez profiter des réductions et gratuités qui ne sont possibles que grâce aux partenariats de ces compagnies avec les agences de voyages. Les agences les plus expérimentées sont souvent celles qui possèdent un inventaire bien rempli.

La transparence au niveau des tarifs

Pour éviter les mauvaises surprises avec des coûts cachés, veillez à ce que la structure tarifaire soit transparente pour que vous puissiez connaître exactement ce qui vous sera facturé.  Étudiez leur politique tarifaire avant de vous engager. Prêtez attention aux signes suspects tels que l’existence de nombreux services suivis de frais. Vérifiez aussi la présence de pénalités et de frais de modification de réservation.

La visibilité des dépenses

Privilégiez une agence dont la technologie vous permettra de suivre de vos dépenses en temps réel, tout le long du séjour. Cela vous permettra, à vous et votre employeur, de mieux gérer votre budget et d’identifier à quel moment il faut penser à faire des économies. Ce suivi est le meilleur moyen d’éviter que les dépenses ne deviennent incontrôlables.

Le suivi des frais de déplacement est le meilleur moyen d’éviter qu’ils ne deviennent incontrôlables.

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